Legal

Kebijakan Pengembalian Dana

Terakhir diperbarui: 22 September 2025

1. Ketentuan Umum

Kebijakan ini mengatur tata cara pembatalan pesanan dan pengembalian dana (refund) atas layanan jasa event organizer yang disediakan oleh PT Arkeenan Putra Permata ("Arkeenan"). Dengan melakukan pemesanan layanan kepada Arkeenan, Anda menyatakan telah membaca dan menyetujui kebijakan ini.

Layanan Arkeenan bersifat jasa (bukan barang fisik), sehingga kebijakan pengembalian yang berlaku merujuk pada ketentuan pembatalan dan refund biaya jasa yang telah dibayarkan.

2. Alur Pembayaran

Berikut adalah proses pemesanan dan pembayaran layanan Arkeenan dari awal hingga pelaksanaan acara:

  1. Brief & Konsultasi
    Klien menghubungi Arkeenan via WhatsApp, email, atau formulir kontak di website untuk menyampaikan kebutuhan acara.
  2. Penawaran Harga (Quotation)
    Tim Arkeenan menyiapkan proposal dan penawaran harga final sesuai kebutuhan spesifik acara dalam 1–3 hari kerja.
  3. Persetujuan & Tanda Tangan SPK
    Klien menyetujui penawaran dan menandatangani Surat Perintah Kerja (SPK) / perjanjian tertulis.
  4. Pembayaran Down Payment (DP)
    Klien melakukan DP minimal 50% dari total nilai kontrak via transfer bank atau Xendit Payment Gateway. Pemesanan baru berstatus aktif setelah DP diterima.
  5. Persiapan & Produksi
    Tim Arkeenan mulai mempersiapkan konsep, vendor, dan produksi sesuai brief yang disepakati.
  6. Pelunasan Sebelum Acara
    Sisa pembayaran (50%) dilunasi paling lambat 3 hari sebelum pelaksanaan acara.
  7. Pelaksanaan Acara
    Arkeenan melaksanakan acara sesuai perjanjian dan menyerahkan laporan dokumentasi pasca-acara.

3. Metode Pembayaran

Arkeenan menerima pembayaran melalui:

  • Transfer Bank — BCA, Mandiri, BNI, BRI (konfirmasi ke tim Arkeenan setelah transfer)
  • Xendit Payment Gateway — Virtual Account, QRIS, kartu kredit/debit, dan dompet digital (OVO, GoPay, Dana). Diproses aman sesuai standar PCI DSS.

Perhatian: Xendit adalah penyedia layanan pembayaran resmi kami. Selalu pastikan nomor rekening atau kode pembayaran berasal dari tim Arkeenan secara langsung. Jangan berikan data kartu atau OTP kepada pihak yang tidak dikenal.

4. Kebijakan Pembatalan

Pembatalan pesanan wajib disampaikan secara tertulis melalui email ke galeriptapp@gmail.com. Kebijakan refund berdasarkan waktu pembatalan sebelum tanggal acara:

Waktu Pembatalan Persentase Refund Keterangan
Lebih dari 30 hari sebelum acara 80% dari total yang dibayarkan 20% digunakan untuk biaya administrasi dan persiapan awal
14 – 30 hari sebelum acara 50% dari total yang dibayarkan 50% digunakan untuk menutup biaya produksi yang sudah berjalan
Kurang dari 14 hari sebelum acara 0% (tidak ada refund) Seluruh pembayaran hangus karena biaya produksi sudah penuh terpakai
Pembatalan oleh Arkeenan 100% refund penuh Termasuk bunga/kompensasi jika keterlambatan disebabkan kesalahan Arkeenan

5. Proses Pengembalian Dana (Refund)

Proses refund dilakukan sebagai berikut:

  • Klien mengajukan pembatalan secara tertulis via email ke galeriptapp@gmail.com dengan mencantumkan nomor SPK/kontrak
  • Tim Arkeenan memverifikasi pengajuan dalam 1–2 hari kerja
  • Konfirmasi jumlah refund dikirimkan ke klien melalui email
  • Proses pengembalian dana membutuhkan waktu 7–14 hari kerja sejak konfirmasi disetujui
  • Refund dikembalikan ke rekening/metode pembayaran yang sama dengan saat transaksi awal

6. Pengecualian Refund

Refund tidak dapat diproses dalam kondisi berikut:

  • Pembatalan dilakukan kurang dari 14 hari sebelum tanggal acara
  • Acara gagal terlaksana akibat informasi tidak akurat atau perubahan sepihak dari pihak klien
  • Klien tidak hadir atau tidak menyediakan akses venue pada hari-H tanpa pemberitahuan sebelumnya
  • Kerusakan atau kehilangan properti akibat kelalaian klien atau pihak ketiga yang ditunjuk klien

7. Pembatalan dan Pengembalian oleh Arkeenan

Apabila Arkeenan terpaksa membatalkan layanan karena alasan internal (bukan force majeure), klien berhak mendapatkan:

  • Pengembalian dana 100% dari seluruh pembayaran yang telah diterima
  • Kompensasi tambahan yang disepakati bersama sesuai kerugian yang ditimbulkan
  • Bantuan pencarían vendor pengganti jika memungkinkan

Dalam kondisi force majeure (bencana alam, pandemi, larangan pemerintah), kedua pihak akan bernegosiasi untuk penjadwalan ulang atau penyelesaian yang adil sesuai ketentuan yang berlaku.

8. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan atau pengajuan pembatalan dan refund, silakan hubungi:

1. General

This policy governs the cancellation and refund procedures for event organizer services provided by PT Arkeenan Putra Permata ("Arkeenan"). By placing a service order with Arkeenan, you confirm that you have read and agreed to this policy.

Arkeenan provides professional services (not physical goods), so this return policy refers to the cancellation and refund of service fees already paid.

2. Payment Flow

The following is the step-by-step process for ordering and paying for Arkeenan's services:

  1. Brief & Consultation
    Client contacts Arkeenan via WhatsApp, email, or the website contact form to discuss event requirements.
  2. Quotation
    Arkeenan prepares a proposal and final price quote based on specific event requirements within 1–3 business days.
  3. Approval & Work Order Signing
    Client approves the quote and signs the Work Order (SPK) / written agreement.
  4. Down Payment (DP)
    Client pays a DP of at least 50% of the total contract value via bank transfer or Xendit Payment Gateway. The booking is only active once the DP is received.
  5. Preparation & Production
    The Arkeenan team begins preparing the concept, vendors, and production according to the agreed brief.
  6. Final Payment Before Event
    The remaining balance (50%) must be paid no later than 3 days before the event date.
  7. Event Execution
    Arkeenan executes the event per the agreement and delivers a post-event documentation report.

3. Payment Methods

Arkeenan accepts payment via:

  • Bank Transfer — BCA, Mandiri, BNI, BRI (confirm to Arkeenan team after transfer)
  • Xendit Payment Gateway — Virtual Account, QRIS, credit/debit card, and e-wallets (OVO, GoPay, Dana). Processed securely to PCI DSS standards.

Note: Xendit is our official payment service provider. Always ensure account numbers or payment codes come directly from the Arkeenan team. Do not share card details or OTP codes with unverified parties.

4. Cancellation Policy

Cancellation requests must be submitted in writing via email to galeriptapp@gmail.com. Refund percentages based on time of cancellation before the event date:

Time of Cancellation Refund Percentage Notes
More than 30 days before event 80% of total paid 20% retained for admin and initial preparation costs
14 – 30 days before event 50% of total paid 50% retained to cover ongoing production costs
Less than 14 days before event 0% (no refund) Full payment forfeited as production costs are fully committed
Cancellation by Arkeenan 100% full refund Including compensation if delay is caused by Arkeenan's fault

5. Refund Process

The refund process is as follows:

  • Client submits a written cancellation via email to galeriptapp@gmail.com including the SPK/contract number
  • Arkeenan verifies the request within 1–2 business days
  • A confirmation of the refund amount is sent to the client via email
  • Refund processing takes 7–14 business days from the date of confirmation approval
  • Refunds are returned to the same account/payment method used for the original transaction

6. Refund Exclusions

Refunds cannot be processed under the following conditions:

  • Cancellation submitted less than 14 days before the event date
  • Event fails due to inaccurate information or unilateral changes made by the client
  • Client does not attend or fails to provide venue access on the event day without prior notice
  • Damage or loss of property due to client negligence or third parties appointed by the client

7. Cancellation by Arkeenan

If Arkeenan must cancel services for internal reasons (not force majeure), the client is entitled to:

  • 100% full refund of all payments received
  • Additional compensation agreed upon based on losses incurred
  • Assistance finding a replacement vendor if possible

In force majeure conditions (natural disasters, pandemics, government restrictions), both parties will negotiate for rescheduling or a fair resolution in accordance with applicable regulations.

8. Contact Us

For questions or cancellation/refund requests, please contact:

  • Email: galeriptapp@gmail.com
  • WhatsApp: +62 821 3180 327
  • Business hours: Monday–Friday, 08:00–17:00 WIB
  • Address: Green Garden Juanda Residence Blok A27, Sedati, Sidoarjo, East Java